Beleidsplan communicatie Beleidsplan communicatie

De Protestantse gemeente Leens - Mensingeweer communiceert binnen en buiten de kerkelijke gemeente met diverse middelen. Een deel daarvan is specifiek ledengericht, een ander deel is dat niet. Aan de communicatie zitten privacy-aspecten. Om op een goede wijze invulling te kunnen geven aan de communicatie en de privacy daarbij te waarborgen is dit beleidsplan opgesteld.

De bescherming van de privacy is in verschillende wetten en verdragen geregeld. De belangrijkste wet op dit gebied is de Wet Bescherming Persoonsgegevens, in het dagelijks leven ook wel 'privacywet' genoemd. Persoonsgegevens zijn alle gegevens aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Denk hierbij aan naam- en adresgegevens maar ook aan e-mailadressen, (pas)foto's, etc. Daarnaast zijn er nog bijzondere persoonsgegevens. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan gegevens over gezondheid. De kerk heeft met al dit soort persoonsgegevens te maken.

Het gebruik van communicatiemiddelen heeft tot doel:
· Gemeenteleden informeren over en enthousiasmeren voor activiteiten in de breedste zin van het woord. Dit versterkt een goede binding met de gemeente en tussen de gemeenteleden onderling. Het gaat hier zowel over mensen die direct deelnemen als over mensen die (door omstandigheden) niet fysiek aanwezig kunnen zijn.
· Mede invulling geven aan zorg voor elkaar door elkaar te informeren over het wel en wee van gemeenteleden.
· Personen buiten de gemeente te informeren over onze gemeente en ons christelijk geloof. We willen een missionaire gemeente zijn, laten zien wat we geloven en mensen warm maken voor het geloof en onze activiteiten.
Daar waar het over personen gaat moet rekening gehouden worden met privacy-aspecten. Daarbij wordt een verschil gemaakt tussen algemeen toegankelijke informatie en alleen voor leden toegankelijke informatie.

Algemeen
1. Uitgangspunt is dat in de diverse uitingen de privacy van personen binnen en buiten de gemeente gerespecteerd wordt.
2. Foto’s van activiteiten die hebben plaatsgevonden vallen in principe onder vrije nieuwsgaring en komen (zonder toestemming van gefotografeerde betrokkenen vooraf) in aanmerking voor plaatsing. Alle foto’s worden vooraf gescreend.
3. Voor het publiceren van close-up-foto’s (bijvoorbeeld tijdens een doopdienst) moet toestemming gegeven worden door betrokkenen.
4. Publicatie van persoonsgerichte informatie geschiedt alleen na toestemming van betreffende personen. Daarbij kunnen verschillen gemaakt worden voor wat betreft de diverse vormen van publiceren.
5. Personen die in geschreven-, audio- of visuele uitingen herkenbaar zijn, hebben het recht om deze uitingen te laten verwijderen. Hiervoor kan men terecht bij de redactie of scriba; voor contactgegevens zie Paperclip, de website en/of de gemeentegids.
6. De verantwoordelijkheid voor het respectvol omgaan met persoonsgegevens bij gebruik van de diverse communicatiemiddelen ligt in eerste instantie bij de respectievelijke redactieleden, beheerders en/of verantwoordelijke personen. Voor alle communicatiemiddelen geldt dat de kerkenraad eindverantwoordelijk is.

Publicatiemedia

Gemeentegids
Doel
Een overzicht geven van wat er allemaal gebeurt binnen de gemeente en wie er bij betrokken zijn.
In de gemeentegids staat algemene informatie over de gemeente, informatie over de erediensten, de activiteiten, de kerkenraad en de contactgegevens van de diverse onderdelen.
Verantwoordelijkheid
De redactieleden.
Criteria
De gids wordt jaarlijks, in september, uitgegeven. Mutaties of aanvullingen kunnen aangeleverd worden bij de scriba.
Bevat alleen informatie van de gemeente. De gemeentegids wordt alleen onder de leden verspreid. De gegevens die er in vermeld worden, zijn daarom niet in strijd met de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens.

Paperclip
Doel
Elf keer per jaar verschijnt de kerkkrant Paperclip. Dit blad is voor gemeenteleden en abonnees. In Paperclip staat informatie over de erediensten van de betreffende maand, informatie van de kerkenraad en de recentste informatie over het gemeenteleven en de kringen, groepen, vorming en toerusting, activiteiten enz.
Verantwoordelijkheid
De redactie is verantwoordelijk voor de inhoud en het samenstellen van Paperclip.
Inleveren kopij
Tot uiterlijk 18.00 uur op de 15e van iedere maand (behalve juli) op het e-mailadres van de redactie:
Criteria
In Paperclip komt alleen informatie over en voor de gemeente. Daarnaast is er ruimte voor informatie over de landelijke kerk.
Bijdragen van gemeenteleden moeten een opbouwend karakter hebben en op een heldere en genuanceerde wijze geschreven zijn. Artikelen dienen de naam van de schrijver te bevatten, waarbij de auteur de eerst verantwoordelijke is voor de inhoud van het artikel.
Het staat de redactieleden vrij om aangeleverde kopij aan te passen, in te korten of niet te plaatsen. Degene die de kopij heeft aangeleverd, wordt hiervan in kennis gesteld. Verenigingen die indirect met de gemeente verbonden zijn, mogen beperkt gebruik maken van Paperclip. Dit is o.a. afhankelijk van de beschikbare ruimte. Dit ter beoordeling aan de redactie.
Informatie over activiteiten die strijdig zijn met de gemeente-eigen activiteiten, worden niet opgenomen in Paperclip.
Paperclip wordt alleen onder de leden verspreid. De gegevens die er in vermeld worden, zijn daarom niet in strijd met de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens.

Ledenadministratie
Doel
Onze gemeente maakt voor de ledenregistratie gebruik van de landelijke database van de Protestantse kerk: LedenRegistratie Protestantse Kerk (LRP). Alle mutaties van gemeenteleden vinden in dit systeem plaats.
Verantwoordelijkheid
Het LRP wordt bijgehouden door het kerkelijk bureau. Mutaties kunnen doorgegeven worden op het e-mailadres
Als gemeente gaan we zorgvuldig om met persoonlijke informatie van een ieder. We zullen gegevens niet aan derden verkopen of beschikbaar stellen.
Criteria
Iedere kerkelijke gemeente is verplicht om mutaties bij te houden en ten minste eenmaal per maand centraal aan te leveren aan de landelijke kerk.
De mutaties worden vermeld in Paperclip.
Het LRP voldoet aan de eisen die gesteld worden in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Afkondigingen in de dienst
Doel
Voorafgaand aan de kerkdienst leest de ouderling van dienst de afkondigingen voor. De afkondigingen bevatten informatie over de kerkdienst, de activiteiten in de komende week als ook over mensen die opgenomen zijn in het ziekenhuis (alleen met instemming van betreffend gemeentelid).
Verantwoordelijkheid
De scriba verzamelt de informatie voor de afkondigingen en geeft dit door aan de dienstdoende ouderling.
Criteria
Het betreft informatie van de kerkenraad aan de gemeente over de eredienst van dat moment, de activiteiten binnen de gemeente voor de komende week en over het gemeenteleven.

Protestantse Kerkbode
Doel
De Protestantse Kerkbode verschijnt wekelijks en is van en voor alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland in de provincie Groningen. Hierin staat ook informatie van onze gemeente over de diensten op zondag, over de zieken van de gemeente en over bepaalde activiteiten.
Inleveren kopij
De inhoud van de afkondigingen van de afgelopen zondag worden gebruikt als basis voor de kopij.
Informatie over onze gemeente kan aangeleverd worden bij de scriba (uiterlijk zondag om 18.00 uur).
Redactionele of agenda-informatie kan rechtstreeks bij de uitgever aangeleverd worden.
Verantwoordelijkheid en criteria
Liggen bij de uitgever van de Protestantse Kerkbode.
De kerkenraad is verantwoordelijk voor de inhoud van aangeleverde gemeente-informatie.

Kerkomroep
Doel
Het uitzenden van de kerkdiensten voor hen die niet aanwezig kunnen zijn in de kerk, zodat men op afstand of op een later tijdstip de dienst kan meemaken
Verantwoordelijkheid
Het college van kerkrentmeesters is verantwoordelijk voor technische kant van de uitzendingen, de kerkenraad is verantwoordelijk voor de inhoud.
Criteria
De zondagse eredienst wordt standaard uitgezonden. Dit geldt ook voor andere samenkomsten die een algemeen karakter hebben, zoals sing-in, vesper of Taizéviering.
Voor het uitzenden van een trouwdienst of rouwdienst wordt toestemming gevraagd aan de betrokkenen.

Beamer
Doel
Het beamteam bestaat uit minimaal 5 leden en heeft als doel het verzorgen van de beamerpresentaties tijdens kerkdiensten en het faciliteren van projectieapparatuur bij andere kerkelijke aangelegenheden. Tevens communiceert de coördinator van het beamteam de orden van dienst naar koster en organist.
Verantwoordelijkheid
Het beamteam heeft de verantwoordelijkheid om tijdens de dienst de liederen (zo mogelijk met noten), de schriftlezingen en relevante informatie over de dienst (bijvoorbeeld collecten) en de agenda voor de komende week zo duidelijk en rustig mogelijk weer te geven.
De beamerpresentatie is nadrukkelijk geen leidraad voor de kerkdienst: het beamteamlid volgt de voorganger.
Criteria
Het aanleveren van de informatie voor de zondagsdienst dient voor donderdag 18.00 uur aangeleverd te worden via het mailadres Het beamteam heeft het recht presentaties aan te passen om de leesbaarheid te vergroten.
Dia’s tijdens kerkdiensten bevatten alleen informatie die betrekking heeft op de dienst, op activiteiten binnen de eigen gemeente of agendapunten voor de komende week van de eigen gemeente.

Website
Doel
Op de site www.leens-mensingeweer.protestantsekerk.net staat informatie over de gemeente, zoals het rooster van de kerkdiensten, de agenda en informatie over groepen en kringen. Het hoofddoel van de website is het geven van informatie op de lange termijn (bijvoorbeeld de achtergrondinformatie van activiteiten per seizoen en de geschiedenis). Maar ook informatie op de korte termijn wordt in de vorm van agendapunten, nieuwsberichten en informatie over kerkdiensten gegeven. Deze informatie voor de korte termijn wordt tevens op de app weergegeven. Verder is de website geschikt voor het publiceren van grotere teksten, waarvoor het kerkblad de ruimte niet heeft.
Verantwoordelijkheid
De websitecommissie bestaat uit minimaal 3 leden die elk verantwoordelijk zijn voor een deel van de website.
Voor het actueel houden van geselecteerde pagina’s kan de websitecommissie gemeenteleden autoriseren. Zij kunnen deze zelf bewerken en updaten. De websitecommissie heeft het recht deze pagina’s in overleg ook te bewerken en blijft verantwoordelijk.
Criteria
Er worden geen adressen en/of telefoonnummers geplaats zonder toestemming van de betrokkenen.
Omdat de website openbaar toegankelijk is wordt er geen privacygevoelige informatie geplaatst.

App
Doel
De app Protestant is gratis te downloaden in de app store of play store. In deze app zijn nieuwsberichten, de agenda, een dagtekst, de website en contactgegevens te bekijken. Verder zijn de kerkdiensten te beluisteren via een koppeling naar de kerkomroep. De app heeft als hoofddoel om gemeenteleden snel te informeren. De nieuwsberichten en agenda worden gevoed door de website middels een koppeling. Het weekbericht is alleen op de app te zien en bevat het nieuwsbericht uit de Protestantse kerkbode.
Verantwoordelijkheid
De app wordt beheerd door een of meerdere leden van de websitecommissie.
Criteria
De inhoud van de afkondigingen van de afgelopen zondag worden gebruikt als basis voor de berichten.
Het weekbericht bevat privacygevoelige informatie en wordt na twee weken verwijderd.
De app heeft het versturen van pushberichten als mogelijkheid om zeer snel iets onder de aandacht te brengen of iets in herinnering te brengen. Hiermee wordt terughoudend gewerkt; maximaal eenmaal per week. De app-beheerder en de kerkenraadsleden kunnen input leveren voor de pushberichten.

Facebook
Doel
De gemeente is op Facebook te vinden onder de openbare groep ‘PKN Leens – Mensingeweer’.
Facebook is zeer geschikt om in contact te komen met de gemeente en heeft als doel om meer betrokkenheid te creëren. Om de inhoud van de facebookpagina te zien moet men eerst lid worden van de groep. De beheerder laat nieuwe leden toe.
Dit pr-medium is een versterking van de overige communicatiemiddelen.
De toepassing van Facebook is tweeledig:
a. Aankondigingen van kerkdiensten, evenementen enz.
b. Tonen van foto’s van activiteiten.
Verantwoordelijkheid
Facebook wordt beheerd door de webmaster. De webmaster maakt deel uit van de communicatiewerkgroep.
Criteria
De aankondigingen zullen geen problemen geven op het gebied van privacy.
Foto’s kunnen wel privacyaspecten in zich hebben. Zie daarvoor hetgeen hierover bij het onderwerp ‘algemeen’ is vermeld.

terug